سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

موضوع: مدیریت منابع انسانی / فناوری اطلاعات

چکیده:

یکی از ابزارهای مهم در نظام مدیریت منابع انسانی ، بویژه در سازمانهای بزرگ "سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی ""1" است . این سیستم اطلاعاتی قادر است تا با استفاده ازپایگاههای داده در رابطه با نیروی انسانی سازمان ، اطلاعات موردنیاز را برای تصمیم گیری مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان دررابطه بامدیریت منابع انسانی سازمان فراهم سازد. درنگاهی سیستمی می توان گفت که این سیستم اطلاعاتی ، می تواند به عنوان زیر "سیستم ""2" درسیستم اطلاعات مدیریت سازمان مطرح باشد وخود نیز به عنوان یک سیستم ، شامل دروندادهایی از داده های مرتبط با نیروی انسانی و بروندادهایی است که جهت برنامه ریزیهای لازم در سطوح مختلف مدیریت سازمان مورداستفاده قرار می گیرد. در این مقاله بدون اینکه بحث مقدماتی بر روی انواع سیستم های اطلاعاتی "3" صورت پذیرد، مستقیما به طرح موضوع سیستم اطلاعات مدیریت درباره مدیریت منابع انسانی پرداخته شده و سعی درعرضه و بسط مفاهیم مربوطه دراین حوزه گردیده است .

مقدمه

اطلاعات شرط لازم برای یک تصمیم گیری صحیح است . فعالیتهای کارمندیابی ، استخدام ،نگهداری ، بهسازی نیروی انسانی "آموزش ،ارزشیابی ،..."، برنامه ریزی نیروی انسانی و سایراجزا سیستم مدیریت منابع انسانی ، همگی نیازبه اطلاعات مناسب و در زمان صحیح خوددارند. درهرکدام از فعالیتهای موجود در مدیریت منابع انسانی ، گردش داده ها و اطلاعات مخصوص خود وجود دارد و با افزایش حجم آنها و نوع نیاز مدیران در سطوح مختلف سازمان به اطلاعات مناسب ، لزوم سازماندهی به این امرو ایجاد سیستم صحیح برای آن دارای اهمیت می گردد. "سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی " قادر است تا با تولید، سازماندهی ،نگهداری ، و توزیع اطلاعات نیروی انسانی به مدیران سازمان در سطوح مختلف تصمیم گیری ،به عنوان یک ابزار بسیار ارزشمند مورداستفاده قرار گیرد.

1 - تحلیل سازمانی

در هر سازمان باتوجه به سلسله مراتب موجود در آن می توان حیطه تصمیم گیریهای متفاوتی را درنظر گرفت . در هر قسمت از سطوح سازمانی ، حیطه تصمیم گیریها و نوع برنامه ریزیهامتفاوت است . با حرکت از سطوح پایین سازمان به سطوح بالاتر، تصمیمات کلی تر و دارای تاثیرات بلندمدت تری می گردند.

از طرف دیگر "مدیریت منابع انسانی " به عنوان یکی از دوایر سازمان دارای گردش اطلاعات مخصوص خود در سطوح مختلف سازمانی است .

در تقسیم بندی سازمان ، مدیریت منابع انسانی در ردیف مدیریت تولید و مدیریت مالی قرار گرفته و انجام امور مربوط به آن به عهده حوزه ای معین واگذار گردیده است . این حوزه ممکن است مستقیما تحت نظر ریاست سازمان باشد یا اینکه با واسطه هایی تحت نظر ریاست سازمان باشد... اما از آنجا که سازمان به دست انسان طراحی و اداره می شود و انسانهای شاغل در کل سازمان موضوع اصلی مدیریت منابع انسانی هستند، مسائل نیروی انسانی نمی تواندفقط به یک حوزه تخصصی محدود شود.درنتیجه تصمیمات و عملکرد مسئولان امورپرسنلی در کلیه سطوح سازمانی و به تبع آن درعملکرد کلی سازمان تاثیر می گذارد."4" از این رومی تون گفت که نوع اطلاعات موردنیاز و مرتبطبا مقوله "منابع انسانی " در هر سطح از مدیریت سازمان باتوجه به تفاوت موجود در حیطه های تصمیم گیری در آنها متفاوت بوده و می توان باتوجه به حیطه های تصمیم گیری در هر سطح ، ونوع برنامه ریزی مدیران آن سطوح در ارتباط باابعاد مختلف منابع انسانی سطح و واحد خود،از داده های موجود، اطلاعات موردنیاز راپردازش کرد."5"

2 - داده ها

"مدیریت منابع انسانی " شامل فعالیتهایی درزمینه های شناسایی انتخاب ، استخدام ، تربیت وپرورش ، نگهداشت و اصلاح رفتار کارکنان وسایر فعالیتهای مشابه است . چنانچه بررسی را ازپایین ترین سطح سازمان که همان سطح عملیاتی است ، شروع کنیم ، می توان بانک داده های موجود را مورد مطالعه قرار داد. برخی ازمهمترین داده هایی که می توانند در پایین ترین سطح امور منابع انسانی به صورت بانک داده نگهداری شوند، در جدول 1 - درج شده اند. این بانکهای داده ، نشان دهنده عملیات مختلف دردوایر گوناگون سازمان و در ارتباط با مسایل مختلف نیروی انسانی هستند."6"

جدول 1: نمونه ای از بانکهای داده های مرتبط با نیروی انسانی

1 - حوادث کار

2 - تقاضاهای استخدام

3 - نتایج مصاحبه های استخدام

4 - خروج از خدمت

5 - انتقالات شغلی کارکنان به سایردوایر یا سازمانها

6 - پرداخت حقوق کارکنان

7 - شکایات

8 - نمرات آزمون استخدامی

9 - سلامت روحی و روانی

10 - مصاحبه های خروج خدمت

11 - مشخصات شغلی

12 - شرح شغل

13-برنامه های آموزشی وسوابق آموزشی کارکنان

14 - تاریخچه پرسنلی

15 - اطلاعات پزشکی کارکنان

16 - پاداشهای تعلق گرفته به کارکنان

17-نتایج بررسیهای ادواری سنجش روحیه وانگیزش

18 - شغلهای مالی

19 - مهارتهای کارکنان

20 - نتایج ارزشیابی عملکرد کارکنان

21 - حضور و غیاب کارکنان

از نگاه سیستمی می توان گفت که بانکهای داده اشاره شده می توانند به عنوان دروندادهای سیستم تلقی شده و پردازشی که روی آنهاصورت می گیرد، آنها را تبدیل به اطلاعات موردنیاز مدیران ، در سطوح مختلف مدیریت کند.